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企業核心辦公軟體不外乎有CRM、ERP、OA或KM等系統，而這些都在資訊化的過程中，於不同時期向不同供應商所採購。因系統相容或版本關係，彼此間數據無法串接和互通，將資料集中管理與有效分析運用；我們常看到公司每個部門都有自己習慣使用的系統去做管理，例如：會計部使用Excel報表管理、採購部使用ERP系統、業務部使用CRM系統等，因此工作流程上常造成重工或彼此之間資料對應不上的問題，使得人力與工時增加。因此，如何提升跨系統／領域之間資料交換的共用性與可被二次活化運用，對企業建構大數據分析營運平台顯得重要。
以表單功能為例，一般做問卷調查大都使用免費軟體，一次性統計資料完後就刪除或另存excel檔，但再次使用機率小，且每次搜集資料都獨立創建，無法累積數據做趨勢分析。今天要來跟大家分享WPS高度開放的雲辦公平台，如何整合「私有化表單」篇的二個應用場景~
客戶案例：XXX汽車配件公司
管理挑戰：產品驗收、出入庫管理、維修保養記錄
Before:
◆ 訂單銷貨、來料驗收或領料透過紙本管理，查看記錄或庫存狀況不易
◆ 透過人工料卡紀錄出入庫易錯誤，而各單位自行於同一份Excel檔維護，無法同時多人作業，資訊整合需另耗用人力
◆ 入庫時需再次確認物料正確性與倉庫位置，造成不必要的重工
◆ 維修前後的照片透過手機/相機拍攝後再下載至電腦，需再列印下來比對後附上紙本維修單，費時費力
After:
◆ 製作驗收線上表單模板，人員手機登入立即填寫，資料一鍵匯出Excel表格，方便查找與管理
◆ 產品出入庫線上填寫，各項進出資料隨時更新，生管一鍵查看料況，倉儲作業效率提升，也方便後續查詢追溯
◆ 維修狀況的文字說明與照片可同時上傳記錄，前後比對更清晰，即不重覆也不遺漏
◆ 透過私有化表單與ERP工作流程串接，可將所有數據集中管理，做二次資料匯總與運用
客戶案例：XXX觀光飯店業
解決場景：員工排班與出缺勤、薪資計算、培訓與測驗
Before:
◆ 員工採紙本請假，每月算薪資需匯總打卡機及紙本出缺勤記錄，作業零散且繁瑣、有薪資問題無法即時查閱與解決
◆ 兼職人員排班時間常變動，常因修改紙本班表後，資料未即時同步給所有人，而造成人力調度問題
◆ 新員工專業或安全培訓耗時費力，會後反饋搜集，紙本測驗及批改皆耗時費力
After:
◆ 人員臨時請假/出差可線上填表申請，並上傳相關證明文件；表單與內部薪資系統串接，可快速統計正確薪資；所有數據可匯出製作工資表格，並以連結方式發給員工打開查看明細
◆ 建立每月排班表的協作表格，統一儲存在雲端，員工隨時可登入查閱最新班表狀況，任何修改即時同步更新儲存
◆ 透過表單建立問題，員工掃ＱR Code即填寫意見或線上測驗，高效核對作答及統計成績，無時間地點限制
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